Estudo e Lazer.: 14 de mai. de 2012

GERENCIAMENTO DE PROCESSOS

Sandra Denise Lach*

RESUMO

Este artigo apresenta o Gerenciamento de Processos que vem com a proposta de manter a competitividade das empresas por intermédio da melhoria contínua, buscando a qualidade dos produtos e serviços, agregando-lhes maior valor para atender as necessidades dos clientes. O gerenciamento de processos analisa profundamente todas as entradas e saídas dos processos, bem como suas finalidades, deficiências. Através de uma análise profunda dos seus processos e da identificação dos processos críticos, procura-se determinar as principais deficiências desses processos e as sanar pela implantação de ações de melhoria.

Palavras-chave: Gerenciamento, Processos, Melhoria.

1. Introdução

Além da Introdução, o artigo expõe conceitos, processos de melhorias. A organização pode ser visualizada como um sistema que realiza seu trabalho através de um conjunto de atividades inter-relacionadas, que consomem recursos e produzem bens e serviços, denominados de processos. (DAFT, 2007. p. 39).

Gerenciamento de Processos permite definir, analisar e melhorar os processos críticos do sistema de produção, avaliando as atividades do processo que afetam de maneira positiva ou negativa, o desempenho da empresa no mercado. Portanto, esta ferramenta vem propor soluções voltadas para a busca permanente da satisfação dos clientes internos e externos. (HARRINGTON, 1998).

O Gerenciamento de Processos pode ser muito útil às empresas, pois busca – através da melhoria contínua nos processos e da desfuncionalização da organização – a qualidade crescente para os produtos e serviços, agregando-lhes um maior valor. Este artigo contribui para aplicação na gestão de processos de empresas, empresários e estudantes. Para o gerenciamento de um negócio é necessário que haja elaboração de informações são elas que dão respaldo à tomada de decisão.

2. Gerenciamento dos processos

Gestão de Processos deve estar apta a rastrear todo o processo, independentemente do seu tamanho, complexidade ou extensão (fronteira da empresa). Qualquer processo fundamental representa o negócio da empresa e esta deve ter completo e acurado controle sobre sua execução, a qualquer momento. Isto irá aumentar a visibilidade e o entendimento sobre o seu processo, aumentando a eficiência dos colaboradores, partners e clientes.

Além disso, a captura de informações históricas ira permitir a identificação de problemas e gargalos. O monitoramento dos processos deve acontecer também em tempo real, elemento crucial para o atendimento da eficiência operacional. O conhecimento de como os processos se movem afeta diretamente a performance da organização e é crítico para a implementação de melhorias. (HARRINGTON, 1998).

Falar em processos é quase sempre falar em ganhos de eficiência, redução de custos, perdas e riscos, melhoria da qualidade, etc. Não existe um produto ou serviço sem que haja um processo. Da mesma maneira, não existe um processo sem um produto ou serviço.

Se as pessoas conseguem aprender a visualizar as estruturas dentro das quais trabalham, acabam dominando a habilidade de lidar com elas e estar mais propensos às mudanças.

Para Harrington (1998, p. 10), processos empresariais são:

(...) todos os processos que geram serviço e os que dão apoio aos processos produtivos. Um processo empresarial consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente as quais fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados definidos em apoio aos objetivos da organização.

Daí a importância dos processos: identificar, entender e gerenciar um sistema de atividades inter-relacionadas contribui para a melhoria da eficácia e da eficiência. Um resultado desejado é mais eficientemente atingido quando os recursos e as atividades são gerenciados como um processo.

A cadeia têxtil tem seu processo iniciado pela escolha da matéria prima a ser transformada, a fim de que se tornem produtos passíveis de serem consumidos. Sendo que esta possui uma linha verticalizada e complexa, abrangendo desde o cultivo de fibras naturais, principalmente o algodão, que será utilizado como matéria prima, até a sua industrialização e comercialização como produto final. A produção na indústria do vestuário exige o planejamento, a programação, um processo sistematizado e um controle, esses elementos são a base para um sistema produtivo com qualidade.

4. Conceitos fundamentais para o gerenciamento dos processos.

Existem alguns conceitos subjacentes ao Gerenciamento de Processos que contribuem para o entendimento da aplicação desta metodologia, são eles:

Sistema: “são os um conjunto de partes inter-relacionadas que funcionam como um todo para alcançar um propósito comum. (DAFT, 2007. p. 39).

Cliente: A caracterização dos clientes serve para identificar os fornecedores e para dividir os clientes interno e os clientes externos, a fim de disseminar aos colaboradores a importância do atendimento pleno das necessidades destes clientes.

Conforme, Daft (2007, p. 50) cliente “é qualquer pessoa que seja impactada pelo produto ou processo”. É a razão de ser de toda e qualquer atividade executada, por isso nunca deve haver processo sem cliente.

Clientes externos, na visão de Daft (2007, p. 54), são funcionários que são destinatários dos serviços de um fornecedor interno como fator necessário ao desempenho de seus cargos. E os clientes internos são os próprios empregados da organização.

Fornecedor: Conforme o Art. 3º da Lei nº 8.078/90 do Código de Defesa do Consumidor, é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.

Produtos: são os resultados finais do processo de entrega de serviços ou de produção conforme percebidos e valorizados pelos clientes.

Insumos: são todos os recursos necessários para criar ofertas de serviços (força de trabalho, matéria-prima, energia e capital).

Após o entendimento das partes e dos recursos envolvidos no processo, os gestores passam a ter uma base para poderem definir os critérios que embasarão a escolha dos Processos Críticos.

5 Escolha dos processos críticos.

O gerenciamento de processos analisa profundamente todas as entradas e saídas dos processos, bem como suas finalidades, deficiências e valor agregado à organização. Através de uma análise profunda dos seus processos e da identificação dos processos críticos, procura-se determinar as principais deficiências desses processos e as sanar pela implantação de ações de melhoria.

Em geral, os processos críticos selecionados são aqueles que apresentam os maiores problemas em relação ao cumprimento de um determinado objetivo. (HARRINGTON, 1998, p. 42).

Os critérios apontados por Harrington (1998) para a escolha dos processos críticos estão nas atividades que representam fatores críticos para os demais setores da organização, nas atividades que consomem muitos recursos, nas que prejudicam o macroprocesso e nas que representam risco ao funcionário.

Para se escolher o processo crítico ou processos críticos, verificam-se quais são os processos que têm ligação direta com os fornecedores externos, pois estes processos são de importância crucial para se avaliar os fornecedores e, conseqüentemente, melhorar a sua qualidade. Desta forma, se a qualidade dos processos for boa, escolhem-se como processos críticos apenas os processos que têm ligação direta com os fornecedores externos. No entanto, se houver muitos problemas nos processos internos, estes também devem ser selecionados como processos críticos, dado que não basta melhorar a qualidade do fornecedor, se a qualidade interna da empresa for deficiente. (HARRINGTON, 1998.).

O Gerenciamento de Processos está atrelado à Qualidade e Melhoria Contínua, uma vez que resume claramente os objetivos dessa metodologia, permitindo definir e analisar os processos críticos do sistema de produção e propondo soluções para a busca permanente da satisfação do cliente. O fluxo do processo pode ser documentado a partir do mapeamento do processo.

O mapeamento do processo é um trabalho de coleta de dados junto aos participantes do processo, que mais o conhecem, tais como operadores e encarregados. È no mapeamento do processo que estão todas as informações agrupadas.

6 Ferramentas de qualidade para gerenciar o processo.

Para gerenciar os processos e, sobretudo, tomar decisões com maior precisão, se faz necessário trabalhar com base em fatos e dados, ou seja, informações geradas no processo buscando e interpretando corretamente as informações disponíveis como forma de eliminar o empirismo. Existem técnicas importantes e eficazes, denominadas de ferramentas da qualidade.

Ferramentas básicas de qualidade:

· Diagramas de processo;

· Análise de pareto;

· Diagramas de causa e efeito;

· Diagramas de correlação;

· Histogramas;

· Cartas de controle de processos;

· Folha de verificação.

Tais ferramentas da qualidade passam a ser de grande utilidade no momento em que as pessoas que compõem a organização começam a dominar e praticar o método PDCA de gerenciamento de processos.

Ferramentas gerenciais da qualidade:

· Diagrama de afinidade;

· Diagrama de inter-relações;

· Diagrama de Árvore e diagrama PDPC;

· Matriz de relação;

· Matriz de priorização.

8 Conclusão

O mapeamento de processos não é a etapa onde aparecem as melhorias, mas é a que favorece, partindo de um conhecimento detalhado da empresa, uma visão global de seus processos. Cada empresa realizará, a partir de seus processos e problemas específicos, os ajustes necessários para a aplicação da metodologia. A metodologia de gerenciamento de processos facilita a identificação do fornecedor, do cliente e do fluxo de produção.

O gerenciamento oferece muitas vantagens:

ü Uma visão ampla do negócio da empresa;

ü Entendimento do processo geral;

ü Implementação para mudanças;

ü Envolvimento dos funcionários.

Uma das principais vantagens do gerenciamento de processos Controle Total de Qualidade. Os processos críticos devem ser mapeados e analisados pelos sócios da empresa. Com auxílio das ferramentas da qualidade os gerentes terão apoio para tomada das decisões e resoluções dos problemas que se apresentam, os mesmos devem estabelecer com clareza as metas de melhoria que querem alcançar para que se alcance o resultado esperado. A mudança deve começar pela direção, gerentes devem tomar conhecimento da importância de planejar os seus processos, tornando com isso o processo mais lucrativo e ágil.

O método do Gerenciamento de Processos pode ser aplicado em qualquer empresa, por isso tem sido citado como uma ferramenta bastante eficaz para agregar valor aos produtos.

Busca como meta final a desfuncionalização da organização. Como isto não pode acontecer da noite para o dia, seu objetivo é continuar quebrando os desvios funcionais sobre os quais a maioria dos gerentes e executivos opera; e conduzir, cada vez mais, a operação dos negócios para uma orientação de processos ou horizontalização.

REFERENCIAS

DAFT, Richardt L. Administração. São Paulo, Thomsom Learning, 2007.

HALL, Richardt H. Organizações: estrutura, processos e resultados. São Paulo, Pearson Prentice Hall, 2004.

HARRINGTON, J. Aperfeiçoamento Total dos Processos Empresarias. São Paulo, Makron Books, 1998.

* Acadêmica de Pós-Graduação Lato Sensu Especialização em Negócios do Vestuário pela Federação das Indústrias do Estado de Santa Catarina Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – SENAI/SC. E-mail: sandradenisel@gmail.com

Estudo e Lazer.

segunda-feira, 14 de maio de 2012

Estudo e Lazer.: Gerenciamento de processos.

Gerenciamento de processos.